Casus 01

Bij de verhuizing naar een meer geschikte werkplek binnen een gemeentelijke organisatie staat voor Elsbeth vast dat een synchroon lopend papieren en digitaal archief wel heel handig zou zijn. Maar welk uitgangspunt kiest zij hiervoor? Start je met het digitaal archief? Of andersom? Ga je uit van de kalender chronologie, het opbergen naar onderwerp of kies je voor een alfabetische volgorde? En welk systeem hanteer je in Outlook? En hoe berg je brieven op die over twee onderwerpen gaat, of brieven over een onderwerp die ook bewaard moet worden in de map correspondentie van een bepaald persoon ( de afzender). Documentbeheer in eigen beheer blijkt altijd wel moeilijker dan gedacht. En dit komt zeker aan het daglicht bij een gebeurtenis zoals verhuizing. Het kost onevenredig tijd om bepaalde documenten op een (meestal onverwacht moment) weer snel voor handen te hebben.

Elsbeth komt met haar vraag bij In Balans, Professional Organizing. Ik antwoord Elsbeth: het is een kwestie van (samen) vragen beantwoorden zoals:

Ik concludeer met Elsbeth dat In Balans dan ondersteuning biedt bij het vinden van het meest bij haar passend opbergsysteem en ga aan de slag.

Casus 02

Herkent u zich in de volgende situatie?

Een juriste Alice, is in verband met een nieuwe baan van Ede naar Amsterdam verhuisd. Het nieuwe huis is in oppervlakte kleiner en na de verhuizing staat de woonruimte vol met meubilair, verhuisdozen, documenten, boeken en andere spullen. De verhuizers hebben geholpen met het bed in elkaar zetten en het gasfornuis aansluiten maar dat was het. Vanaf de eerste werkdag wordt Alice volkomen in beslag genomen door de nieuwe werkomgeving: haar werkkamer is nog niet klaar, de secretaresse zal over een maand terugkomen. Ze heeft direct kennismakingsgesprekken en moet natuurlijk ook met haar eerste cliënte aan de slag: een echtscheidingsprocedure. Zij moet voor die zaak over 2 weken haar eerste zitting voor de rechtbank doen. Zij heeft nog pleitnota’s van oude cliënten, maar die zitten thuis in een van de verhuisdozen. Ze heeft over 2 dagen een nieuwjaarsreceptie en het rode deux-pièces moet nog naar de stomerij.

Conclusie mag duidelijk zijn: het is een hectische tijd voor Alice. Lange werkdagen en dan thuiskomen in een huis dat nog niet op orde is. Op beide plaatsen geen tijd voor ontspanning. Via een collega komt ze tot het inhuren van een professional organizer. De intake en offerte zijn in een dag geregeld en de organizing dame, H. weet direct waar de prioriteiten liggen. Ze gaan op vrijdag aan de slag in de woning, kasten inrichten, de spullen per kamer verdelen. H. heeft adressen voor het achterlaten van toch overtollig gebleken huisraad en heeft een vaste klusjesman die de badkamer, keuken en verlichting in orde maakt. Na het weekend ziet het huis er veel rustiger en opgeruimd uit. Lekker om thuis te komen.

Daarna gaat H mee naar de werkplek van A. De werkgever zal meedelen in de kosten want organizing van de werkplek, kan alleen maar de efficiency en productiviteit ten goede komen. A en H bezien de nieuwe werkkamer en bepalen wat nog moet worden aangeschaft. H. begeleidt A samen met een van de secretaresses in het opzetten van een archiefsysteem. Het resultaat is dat Alice fluitend naar het werk gaat en een opgeruimde, frisse, uitgeruste indruk maakt en nieuwe ideeën heeft. Ze is blij dat ze een deskundige heeft ingeschakeld. In korte tijd is alles op orde gekomen en heeft ze haar draai gevonden.

mr. Harriette Gussenhoven